Obeya betekent letterlijk; grote ruimte. In Japan gaven ze deze naam aan een kamer die ze bij Toyota ook wel de ‘adrenalinekamer’ noemen. Puur omdat dit de ruimte is waar veel adrenaline vrijkomt bij mensen die elkaar daar inspireren door actief te vertellen over de voortgang, door praktijkproblemen voor te leggen en door samen te brainstormen hoe dingen beter, efficiënter en slimmer kunnen. Wat Jan Wienk betreft staan er geen stoelen in deze kamer. “Dan kom je namelijk letterlijk in beweging. Je gaat actief in overleg. Deelnemers lopen van en naar een presentatiebord en zijn bezig met uitleg, toelichting geven en het delen van kennis, ervaring en tips.” Een Obeya-ruimte heeft ruime wanden om op te tekenen, presenteren, sticky notes te plakken etc.
“Met mekaar aanpakk’n en gewoon doen!”
Een gevleugelde uitspraak van Jan Wienk in de tijd dat hij werkte voor een groot aannemersbedrijf was: “Kom op, met mekaar aanpakk’n en gewoon dóen!” Hij riep zijn teams na elkaar bijeen om te horen over de voortgang. “Steeds vaker viel me op dat teams, zonder dat ze het van elkaar wisten, hindernissen tegenkwamen en daar oplossing voor zochten. Hetzelfde gold voor fouten. Elk team maakte na elkaar, dezelfde of vergelijkbare fouten. Dat kan anders en beter dacht ik. De eerst volgende maandag nodigde ik alle teams tegelijk uit in een grote ruimte; mijn Obeya in wording. In plaats van zelf het woord te voeren, liet ik elk team vertellen over de praktijk en de struggels daarin. Leden van andere teams herkenden de verhalen en ze gaven elkaar tips.
Obeya, drie tips van Jan Wienk
- Kort maar krachtig
Invoering van Obeya betekent het einde van lange vergaderingen en rapportages,… als je ‘t goed doet tenminste. Spreek van te voren af hoeveel tijd elk team krijgt om z’n project toe te lichten (voortgang) en een eventueel probleem aan te kaarten. Door elkaar aan deze tijdsbeperking te houden, kom je eerder tot oplossingen en neem je sneller beslissingen. Dit kan alleen met goede voorbereiding door alle deelnemers. Dus zorg dat je feiten paraat hebt en relevante oorzaken weet te benoemen. Maar zorg ook voor een veilige omgeving waarin mensen elkaar durven aan te spreken. Niet om elkaar te bekritiseren, maar om elkaar te helpen.
- Transparant en eerlijk
Bij het vorige punt kwam veiligheid al even ter sprake. Alleen in een veilige omgeving durven mensen transparant, open en eerlijk met elkaar te communiceren. Voorkom verborgen agenda’s, en zet alles in het belang van de organisatie, de lange termijn doelstellingen en de jaardoelen. Obeya geeft overzicht in hoe de organisatie draait en welke acties nodig zijn om op koers te blijven of zelfs te verbeteren.
- Sneller, beter, krachtiger
Obeya kan écht fungeren als de cockpit van je organisatie. Maar, verwacht niet dat iedereen vanaf dag één het werken volgens Obeya beheerst. Ook hier geldt: met mekaar anpakk’n en gewoon doén. Tijdens het proces merk je wat wel en niet werkt. Maak er een constant verbeteringsprogramma van. Heb je behoefte aan grafieken of tabellen? Voeg ze toe. Wil je werken met losse sticky notes die je van keer te keer een nieuwe plek in het overzicht kunt geven? Voer het uit. Werkt het beter door op whiteboards te schrijven, te wissen en te verplaatsen? Probeer het maar. Voed elkaar op door beter en sneller ter zake te komen en voer effectieve, opbouwende dialogen.
Meer informatie over de toepassing van Obeya
WECONNEXT deelt graag kennis en ervaring met jou. Mail je vraag naar Jan Wienk. Bellen mag ook via 06 53 59 99 43, voor direct antwoord op je vragen.