In eerdere artikelen ging het over de druk op het systeem, de veranderende verhouding tussen overheid en markt en de stap van transactioneel naar relationeel organiseren. De logische volgende stap is dan hoe je de aanpak van opgaven organiseert. Want goede samenwerking alleen is niet genoeg. De manier waarop doelen, mensen, middelen, projecten en samenwerking worden georganiseerd, bepaalt uiteindelijk of inspanningen versnipperen of juist doelgerichter en efficiënter bijdragen aan de opgave.
Voor veel organisaties, en zeker voor overheden als opdrachtgever, is de druk op capaciteit en budget inmiddels een overtuigend argument om programmatisch te gaan werken. De uitstroom van ervaren medewerkers neemt toe, terwijl budgetten steeds verder onder druk staan. Dan is de vraag niet alleen hoe projecten goed worden uitgevoerd, maar vooral hoe mensen, middelen en kennis veel efficiënter kunnen worden ingezet.
Wat is programmatisch werken?
Programmatisch werken is een manier van organiseren waarbij doelen, mensen, middelen, projecten en samenwerking over een langere periode in samenhang worden gestuurd, zodat structureel kan worden bijgedragen aan een opgave.
Het gaat daarbij dus niet alleen om het uitvoeren van afzonderlijke projecten, maar om het organiseren van samenhang tussen projecten, maatregelen, activiteiten en betrokken partijen. Juist daardoor ontstaat meer continuïteit, meer richting en vooral meer efficiency in de manier waarop capaciteit, kennis en budget worden ingezet.
Programmatisch werken kent daarbij verschillende verschijningsvormen. De aard van de samenhang verschilt namelijk per context, en daarmee ook de manier waarop efficiency, waardecreatie en ontwikkeling vorm krijgen.
Monodisciplinair en multidisciplinair programmatisch werken
In een monodisciplinaire context, bijvoorbeeld bij wegverhardingen, rioleringen of straatverlichting, zit de samenhang vooral in seriematigheid. Dan gaat programmatisch werken over het slim organiseren, plannen en uitvoeren van vergelijkbare werkzaamheden binnen één discipline. De meerwaarde zit daar in standaardisatie, herhaalbaarheid en een efficiëntere inzet van capaciteit, kennis en budget.
Maar daar stopt het niet. Juist in die seriematigheid ontstaat ook ruimte om te leren, te verbeteren en te innoveren. Doordat werkzaamheden zich over een langere periode herhalen, kunnen werkwijzen worden aangescherpt, kennis worden opgebouwd en innovaties stapsgewijs worden toegepast en doorontwikkeld. De waarde zit dus niet alleen in efficiency, maar ook in kwaliteitsverbetering en organisatieontwikkeling binnen één vakgebied.
In een multidisciplinaire context ligt het anders. Daar zit de samenhang juist meer in integraliteit. Dan gaat het om het verbinden van verschillende disciplines, belangen en maatregelen binnen een gebied of opgave. Programmatisch werken krijgt daar dus een meer gebiedsgerichte en opgavegerichte invulling.
De meerwaarde zit dan niet alleen in het beter afstemmen van verschillende ingrepen, maar ook in het voorkomen van versnippering, dubbel werk en inefficiënte keuzes tussen disciplines. Juist doordat disciplines en partijen in samenhang werken, ontstaat ruimte voor slimmere combinaties, integrale afwegingen en innovatieve oplossingen die binnen een losse projectaanpak minder snel van de grond komen. Ook hier speelt ontwikkelen dus een belangrijke rol: niet alleen van de aanpak, maar ook van samenwerking, kennis en organisatierijpheid.
De samenhang krijgt daarmee een andere betekenis. Monodisciplinair gaat die vooral over seriematigheid binnen één discipline. Multidisciplinair gaat die vooral over integraliteit tussen disciplines binnen een gebied of opgave. In beide gevallen gaat programmatisch werken niet alleen over organiseren en uitvoeren, maar ook over efficiënter werken, verbeteren en vernieuwen.
Waarom projectmatig werken vaak niet meer genoeg is
Veel organisaties zijn van nature sterk projectmatig georganiseerd. Dat is ook begrijpelijk. Projectmatig werken helpt om resultaten af te bakenen, verantwoordelijkheden te verdelen en voortgang inzichtelijk te maken. Voor overzichtelijke vraagstukken werkt dat prima.
Maar opgaven in de leefomgeving gedragen zich zelden als een net afgebakend project met een duidelijk begin en een helder einde. Ze lopen over langere tijd, raken meerdere disciplines tegelijk, vragen voortdurende afstemming en veranderen onderweg. Wie zo’n opgave toch vooral benadert als een reeks losse projecten, loopt het risico veel te organiseren op onderdelen, maar te weinig op het geheel.
Er wordt wel gewerkt, maar niet altijd in samenhang. Er wordt wel opgeleverd, maar niet vanzelf geleerd. En er wordt wel voortgang geboekt, maar niet automatisch richting gehouden. Juist daar wordt zichtbaar waar een projectmatige aanpak tekortschiet.
Vooral onder druk van beperkte capaciteit en krappe budgetten wordt dat probleem steeds groter. Want iedere keer opnieuw organiseren, afstemmen en opstarten kost tijd, geld en menskracht. En precies die ruimte is er steeds minder.
Efficiency als eerste trigger
De stap naar programmatisch werken begint daarom in veel gevallen niet bij een abstract ideaalbeeld, maar bij een heel praktisch probleem: hoe organiseer je meer met minder?
Juist voor overheden als opdrachtgever is dat een urgente vraag. In de komende jaren neemt de uitstroom van ervaren medewerkers verder toe. Tegelijkertijd worden budgetten niet ruimer, terwijl de opgaven in de leefomgeving complexer worden. Dan is efficiency geen bijzaak, maar een randvoorwaarde om opgaven überhaupt beheersbaar te houden.
Programmatisch werken helpt om die efficiency te vergroten. Niet doordat mensen harder gaan werken, maar doordat werk slimmer wordt georganiseerd. Minder versnippering. Minder dubbel werk. Minder kennisverlies tussen projecten. Minder opnieuw beginnen. En meer continuïteit in inzet, planning en samenwerking.
Dat is de primaire kracht van programmatisch werken: schaarse capaciteit, kennis en budget zo organiseren dat zij over een langere periode meer effect hebben.
Meer dan efficiency alleen
Tegelijkertijd gaat programmatisch werken over meer dan efficiency alleen. Juist doordat samenhang, continuïteit en richting beter worden georganiseerd, ontstaat ook meer ruimte om waarde toe te voegen aan de opgave.
Projecten en activiteiten komen dan niet langer los van elkaar te staan, maar worden geplaatst in een bredere lijn. Daardoor kan bewuster worden gekozen welke inzet echt bijdraagt, welke projecten elkaar versterken en waar bijsturing nodig is.
Bij multidisciplinaire programma’s wordt dat extra zichtbaar. Daar helpt programmatisch werken om disciplines, belangen en maatregelen niet geïsoleerd te benaderen, maar in relatie tot elkaar. Juist daar ontstaat maatschappelijke meerwaarde: niet doordat één project alles oplost, maar doordat meerdere maatregelen samen bijdragen aan de gewenste richting.
Ontwikkelen over projecten heen
Een belangrijk verschil tussen projectmatig en programmatisch werken is dat programmatisch werken niet alleen gaat over het organiseren van projecten, maar ook over ontwikkelen over projecten heen.
Bij een louter projectmatige aanpak blijft veel kennis vaak hangen binnen het project zelf. Wat onderweg wordt geleerd, verdwijnt gemakkelijk weer aan het eind. Programmatisch werken biedt juist ruimte om ervaringen, werkwijzen en verbeteringen vast te houden en door te ontwikkelen binnen de organisatie.
Dat geldt voor opdrachtgevers én opdrachtnemers.
Voor opdrachtgevers ontstaat meer continuïteit in kennis, sturing en organisatieontwikkeling. De aanpak hoeft niet telkens opnieuw te worden uitgevonden en inzichten kunnen beter worden vastgehouden, ook als capaciteit onder druk staat. Voor mensen in de organisatie ontstaat bovendien meer ruimte om zich te ontwikkelen binnen een langere lijn, in plaats van steeds opnieuw in de waan van een afzonderlijk project te moeten instappen.
Voor opdrachtnemers biedt de langere termijn van een programma bovendien een perspectief waarbinnen investeren en innoveren logischer wordt. Er ontstaat ruimte om gericht te bouwen aan kennis, capaciteit en oplossingen die bijdragen aan de doelstellingen van het programma. Juist doordat er meer continuïteit en richting is, wordt het interessanter om te investeren in verbetering, innovatie en samenwerking.
Dat is een belangrijk verschil met een context waarin opdrachten vooral los van elkaar worden benaderd. Losse projecten nodigen al snel uit tot kortetermijndenken. Een programmatische aanpak biedt juist een kader waarbinnen ontwikkeling over langere termijn mogelijk wordt.
Van reageren naar richting geven
Projectmatig werken nodigt vaak uit tot reageren: er is een vraagstuk, dus we starten een project. Programmatisch werken helpt om een stap verder te gaan. Niet alleen reageren op afzonderlijke vragen, maar gericht bouwen aan een langere lijn.
Daardoor ontstaat ook meer ruimte om keuzes te maken. Welke projecten dragen echt bij? Welke maatregelen versterken elkaar? Waar zit overlap? Waar is bijsturing nodig? En waar vraagt de opgave juist om een andere inzet?
Precies op dat punt raakt programmatisch werken ook aan portfolio denken. Niet alles hoeft tegelijk, niet alles is even urgent en niet alles draagt in gelijke mate bij. Juist door in samenhang te kijken naar opgaven, projecten, capaciteit en middelen ontstaat ruimte om bewuster te prioriteren.
De verbinding met relationeel organiseren
De stap van projectmatig naar programmatisch werken staat niet los van de vorige blog. Integendeel. Relationeel organiseren ging over de kwaliteit van samenwerking als succesfactor. Programmatisch werken gaat over het organiseren van de samenhang waarin die samenwerking duurzaam effect kan hebben.
Waar relationeel organiseren helpt om van losse contractmomenten naar werkende relaties te komen, helpt programmatisch werken om van losse projecten naar een samenhangende aanpak te gaan.
Het één versterkt het ander. Zonder goede samenwerking wordt programmatisch werken al snel een papieren constructie. Zonder programmatische samenhang blijft samenwerking al snel hangen in goede bedoelingen.
De rol van Weconnext:
Weconnext ondersteunt organisaties bij het aanbrengen van structuur en samenhang in de aanpak van opgaven. Niet door organisaties afhankelijk te maken, maar juist door hen te helpen programmatisch te organiseren op een manier die in de praktijk werkt.
Dat betekent: helder krijgen wat de opgave vraagt, onderscheid maken tussen monodisciplinaire seriematigheid en multidisciplinaire integraliteit, samenhang organiseren tussen doelen en uitvoering, en zorgen dat kennis, capaciteit en middelen aantoonbaar efficiënter worden ingezet én verder worden ontwikkeld.
Juist voor overheden als opdrachtgever helpt dat om met minder beschikbare capaciteit en onder toenemende budgetdruk toch meer continuïteit, efficiency en richting te organiseren. Voor opdrachtnemers ontstaat tegelijk een perspectief waarin investeren, ontwikkelen en innoveren beter verbonden kunnen worden aan de doelstellingen van het programma.
Volgende stap
In een volgend artikel zoomen we verder in op hoe programmatisch werken in de praktijk beheersbaar en bestuurbaar wordt gemaakt. Daarbij kijken we naar de beheersaspecten van projecten en programma’s, zoals tijd, geld, risico, organisatie, kwaliteit, informatie en communicatie. Want programmatisch werken vraagt niet alleen om een andere manier van organiseren, maar ook om een andere manier van beheersen.
Sparren over opgavegericht en programmatisch werken in de fysieke leefomgeving?
Neem contact op met Jan Wienk 06-53 59 99 43.